시간이 많이 소요되는 제안 요청서(RFP)에 잘 응답하는 것은 회사에 이익을 가져다 줄 수도, 고통을 가져다 줄 수도 있습니다. 다음번 RFP에 응답하기로 결정한 후, 성공할 확률을 높이기 위해 아래의 시간 순서대로 진행하는 단계를 따라해보세요.RFP를 성공시키는 것은 축하할 일이며 상당한 다년간의 수익을 의미할 수 있지만, 잠재 고객이 가능한 한 가장 낮은 가격을 주로 찾고 있다면 오히려 어디로도 이어지지 않는 많은 시간과 노력을 의미할 수도 있습니다.

"RFP는 축복일수도 있고 약간의 저주일수도 있다."라고 런던 CDP 프린트 매니지먼트(Print Management)의 관리 디렉터인 마크 스칸론(Mark Scanlon)씨는 말합니다. "회사가 그들의 도전과 목표를 해결하고 달성하는 방법을 설명할 기회의 테이블에 앉아있어서 기쁩니다만, 오늘날 많은 RFP들 자체가 큰 숙제입니다." 최근 미국에서 대형 지역 보건 체계가 운영하는 RFP 하나를 완료하는데만 경쟁 인쇄업체들에은 몇 주가 걸렸으며, 이는 이사진, 영업인, 평가사 및 마케터들의 협력적인 노력을 필요로 했습니다.

그러나 많은 RFP들이 분명 디지털 인쇄에 대해 별로 알지 못하는 팀에 의해 작성되는 와중에도 일부 브랜드들은 가격 목록만 있는 것이 아닌 더 창조적인 제안을 원합니다. 그런 브랜드들은 그들의 수직적 시장에서 서비스 경험이 있는 파트너와 그들이 현재 직면하고 있는 문제와 유사한 문제를 해결한 파트너를 추구하고 있습니다.

"RFP에 좋게 답변하기 위해서는 시간이 필요합니다." 마크씨가 말합니다. "그것은 확실히 번거롭고 거절율이 높을 수 있지만, 좋은 고객을 확보하게 되면 그 노력은 충분히 보상받습니다."

전망에 감명을 주는 것은 RFP 초대를 받기에 충분히 인상적이지만, 어떻게 하면 그 초대를 실제 비즈니스로 전환할 수 있을까요? 그리고 어떤 실수를 피해야 할까요?

디스쿱(Dscoop)은 RFP에 대한 답변과 이를 수주하는데 능숙한 여러 프린터와 함께, 인쇄 산업 내외의 회사들을 위해 RFP 제출을 다루는 몇몇 외부 전문가들에게 질문했습니다.

다음은 시간 순으로 구성된 도움이 될 가이드입니다:

답변을 작성하기 전에

1. 일찍 시작해서 완전히 읽어보세요. RFP 응답은 기존 클라이언트 작업에서 시간과 자원을 빼앗길 수 있습니다. 문서가 받은 편지함에 도착하면 빠르게 읽고 나중에 답변을 시작할 때 질문이 있을 수 있는 내용을 메모합니다. 틀린 것으로 보이는 질문, 모호한 방향 등 모든 것을 메모하세요. 많은 RFP 프로세스에서는 질문에 일정 시간을 할애할 수 있으므로 기회의 창에 유의해야 합니다.

2. "북극성"을 찾아내고 이를 반복할 수 있습니다. RFP에는 보통 회사가 필요로 하는 산출물의 개요를 설명하는 섹션(흔히 "작업 범위" 또는 이와 유사한 것으로 불림)이 포함됩니다. 이 섹션을 몇 번 읽고 기업이 추구하는 바를 이해해 보십시오. 시간 절약, 비용 절감, 주문 간소화, 수동 프로세스 자동화 등 주로 무엇을 원합니까?

3. 간헐적인 완료 목표를 설정하고 응답 기한을 뒤로 미루는 리더를 설정합니다. 마지막 순간까지 기다리고 싶지 않을 것입니다. RFP 응답을 관리하는 것은 다른 중요한 프로젝트와 동일하므로 이를 적절하게 관리하기 위해 생산 일정을 수립합니다. 모든 사람이 자신이 해야 할 일을 확실히 하고 응답을 최종 형태로 통합할 프로젝트 리더를 선택합니다.

4. 귀사의 경쟁사들이 모를 수도 있는 세부사항을 찾아 보십시오. 회사와 아무리 관계가 깊더라도 온라인과 다른 곳에서 이에 대해 가능한 한 많이 조사하십시오. 나중에(예를 들어, 자기소개서에서) 귀사의 문화, 최근 성공 사례 등에 대해 찾은 수많은 정보를 엮을 수 있습니다. 미국 텍사스 주 오스틴의 어소시에이트 파트너/이그제큐티브 VP이자 HCB 헬스의 커뮤니케이션 제공자인 킴 카펜터(Kim Carpenter)씨는 이 RFP 단계에서 다음과 같은 세 가지 질문을 스스로에게 던집니다:

• 현재 회사의 공급자가 할 수 없거나 하고 싶지 않은 일이 있습니까?

• 그 회사는 우리에게 더 적합한 틈새 시장을 메우려고 하고 있습니까?

• 회사는 단순히 공급업체를 바꾸기를 원하는 것일까요?

5. 한 명 이상의 사람이 요구사항을 읽고 RFP 체크리스트를 작성하도록 하십시오. 대부분의 RFP는 매우 구체적인 응답 지침을 제공합니다. 어떤 요구사항이나 지시사항이 포함되어 있는지 세심한 주의를 기울이고 팀의 다른 사람들이 해당 지침이 무엇인지 확인하도록 하십시오. 예를 들어, 어떤 RFP는 제안서의 가격 부분을 밀봉된 봉투에 넣거나 각 섹션에 대한 별도의 탭을 포함하도록 지시합니다. "문제는 제출 마감일을 일주일 앞두고는 일반적으로 매우 바쁘다는 것입니다." 영업 제안서 전문 세일즈 컨설팅 및 작성 서비스 기관인 세이버트 그룹(Seibert Group)의 데이브 세이버트(Dave Seibert) 회장은 말했습니다. "이러한 환경에서는 모든 RFP 질문에 대한 답변을 마치는데 너무 집중해서 나머지 RFP를 충분히 자세히 읽는 것을 소홀히 하여 모든 RFP 요구사항을 완전히 준수하는지 확인하는 것이 드물지 않습니다." 그는 각 요구사항을 별도의 종이에 한 줄씩 적어두고 해당 체크리스트를 프로세스 내내 참조할 것을 제안합니다. 세이버트씨는 프린터로 하여금 다음 질문을 고려하도록 권장합니다:

• RFP에서 요청한 사양이 말이 됩니까?

• RFP에서 지정한 대로 프로젝트를 수행할 수 있습니까?

• 프로젝트의 가치를 높이고 ROI를 높일 수 있는 추가 항목을 생각해 낼 수 있습니까?

6. RFP와 동일한 구조로 응답 개요를 작성합니다. 각 RFP는 고유한 구조를 가지고 있습니다. 이를 따르고 필요에 따라 각 섹션을 원래 RFP와 동일한 순서로 처리합니다. "고객 평가 위원회는 이것을 지침으로 사용하여 응답에 대한 RFP의 구성 요소와 요구 사항을 일치시킬 것입니다."라고 킴씨는 말합니다. "게다가 고객이 서비스나 경험에 대해 알기를 원하는 중요한 정보를 누락할 위험을 줄입니다." 제안서 초안 작성 과정을 안내하는 이러한 성격의 개요를 알면 RFP에 명확하고 간결하게 답변할 수 있습니다.

7. 특정 질문에 답변하는 데 가장 적합한 직원에게 특정 질문을 할당합니다. 대부분의 인쇄 관련 RFP에는 유통업체의 여러 전문가가 가장 잘 다룰 수 있는 섹션이 있습니다. 전자 상거래 사이트를 구현하는 일정을 설명하는 동일한 사람이 색상 생산 품질이나 고객 서비스에 대한 질문에 답변하는 동일한 사람이어서는 안 됩니다. 소규모 팀을 구성하여 회의하고 각 질문이나 섹션을 담당할 사람을 결정합니다.

답변을 작성할 때

8. 자신의 보일러 플레이트(boilerplate) 제안서로 보일러 플레이트 RFP에 대답하고 싶은 충동을 억제하십시오. 당신은 답변이 자만하거나 설교하는 방식이 아니라 회사의 이점을 보여주도록 하고 싶을 것입니다. "일반적인 자격 요건 설명문과 미리 완성된 사례 연구를 폐기하십시오. RFP의 질문에 답하지만, 식별 가능한 모든 기회에 답변을 좀 더 확장하려고 노력합니다."라고 킴씨는 말합니다. (여기 더 나은 사례 연구를 위한 디스쿱의 가이드가 있습니다.) RFP 전체에서 여러분이 어떻게 다른지 강조하십시오. 제안이 설득력 있고 설득력이 있도록 구성하고, 가능한 경우 "왜 그 이면에 있는지"를 포함하여 맥락을 포함하십시오.

9. 자신이 할 수 있는 것과 없는 것에 대해 솔직해지세요. 자신은 제안할 수 있지만 다른 사람들은 할 수 없는 주요 아이템을 찾아냄으로써 부가가치를 높이는 것을 두려워하지 마세요. 자신의 역량을 꾸미지 마세요. 사업을 따낸다면 회사가 "불에 발을 붙이기"를 기대하세요

10. 회사의 맞춤법에 따라 필요한 주요 이점을 맞추십시오. 2단계에서 결정한 "노스 스타"의 요구와 구체적으로 무엇(그리고 다른 회사를 위해 한 일)이 어떻게 일치합니까? 한 인쇄업체는 최근 여러 부서의 소비자 제품 회사로부터 RFP를 받았습니다. 인쇄업체 사장은 각 부서의 구매 담당자에게 연락했고, 그 사람들은 비슷한 우려의 목소리를 냈습니다. 부수적인 자료에 대한 예측할 수 없는 수요는 종종 품절 상태와 비용이 많이 드는 재방송으로 이어졌습니다. 인쇄업체는 이 정보를 RFP에 두드러지게 사용하여 문제를 해결할 재고 및 보고 절차를 상세히 설명했습니다. 우선 공급업체 지위를 부여 받았습니다.

11. 비용 절감과 전반적인 가치를 수치화하고 입증할 수 있는 능력에 대해 논의합니다. 특히 잠재 고객의 산업에 종사하는 다른 사람들을 위해 사례를 통해 ROI를 높이고 고객의 비용을 절감할 수 있는 능력을 보여줍니다. RFP가 요청하지 않더라도 참고 자료를 포함시켜 잠재 고객의 "노스 스타" 요구 사항과 고객이 유사한 문제를 해결하는 데 도움을 준 방법을 일치시킵니다.

12. 잠재 고객의 문화나 스타일에 부합한다고 생각하는 일관된 "목소리"를 설정하십시오. 게이코(재미있고 기발한 브랜드)를 위해 작성된 제안서는 보수적인 금융 서비스 회사를 위해 작성된 제안서와 다르게 들릴 가능성이 높습니다. 4단계에서 발견한 자료를 기본적인 "목소리" 가이드로 사용하십시오.

답변을 작성한 후

13. 실행 요약을 작성합니다. 2단계와 4단계에서 얻은 지식과 구체적인 답변의 개요를 활용하여 제안의 요약을 작성합니다. 이것이 잠재 고객이 가장 먼저 읽을 것입니다.

14. 가능한 경우 변호사가 답변을 작성합니다. RFP의 조항 섹션에 명시된 대로 서명된 답변(및 관련 비용, 약속 등)이 공식적인 것으로 간주되는 경우 특히 중요합니다. (법적인 관점에서 볼 때, 일단 제안을 한 후 누군가가 수락하거나 철회할 때까지 해당 제안은 유효합니다.)

15. 스타일, 일관성, 목소리를 교정하고 검토하십시오. 잠재 고객의 제품, 계열사 또는 사업부 중 하나를 참조하면, 고객이 편지가 제대로 대문자로 되어 있지 않은 것을 알아차릴 것 같습니까? 당신은 커뮤니케이션 사업을 하고 있다는 것을 기억하십시오. 여기에 편집 및 메시지를 표시하고 RFP 응답이 대리점 품질의 작업 샘플이 될 수 있도록 하십시오.

16. 개인적인 자기소개서를 작성합니다. 자기소개서의 목적은 제안서를 소개하는 것이며, 다른 독자층을 가지고 있습니다. 고객의 조직에서 구매의사결정에 관여하는 모든 사람들에게 보내는 제안서입니다. 대조적으로 자기소개서는 당신과 당신의 주된 연락처였던 사람 사이의 것입니다. 따라서 개인적인 메모처럼 읽고, 칭찬하고 감사하는 마음을 가져야 합니다.

17. 제안서에 사례 연구 및/또는 샘플을 추가하여 솔루션을 구별하십시오. RFP에서 그렇게 해서는 안 된다고 명시적으로 말하지 않는 한, 잠재 고객에게 제품과 서비스를 식별할 수 있는 구체적인 방법을 제공하는 보완 자료를 제공하십시오. 한 프린터는 RFP 답변서 작성을 보완하는 "피치북"을 만들어 인쇄함으로써 큰 사업에서 승리했습니다. 특히 그래픽 디자인과 창의적인 아이디어를 높이 평가하는 마케팅 지향적인 회사를 추구할 때 가치가 있습니다.

18. 후속 조치를 취합니다. 당첨되지 않았다면 그 이유를 찾아보세요. 다음에 사용할 수 있는 RFP 저장소를 시작하십시오. 각 잠재 고객의 요구 사항은 다르지만 어떤 질문은 정확히 동일합니다. 이미 작성한 바퀴를 다시 만들어 봐야 아무런 소용이 없습니다. 답변이 포함된 공유 컴퓨터 드라이브에서 다양한 범주(기술, 고객 서비스, 인쇄 품질 등)로 구성된 파일을 시작하십시오. "우리는 RFP에 대한 회신을 마케팅 계획의 일부로 고려하고 있습니다. 이는 힘들 수 있고 가끔 거절당할 수도 있지만 프로세스에 들인 시간과 노력을 감사하는 고객을 확보하는 것이 가치 있는 일입니다."라고 킴씨는 말합니다

이 단계별 가이드를 통해 가능한 최고의 RFP 응답을 제공할 수 있기를 바랍니다.